person_outline

Een slechtnieuwsgesprek is soms een noodzakelijk kwaad, maar doe het dan goed

voorbereidingslechtgesprekklein > Een slechtnieuwsgesprek is soms een noodzakelijk kwaad, maar doe het dan goed | leiderschapHet voeren van slechtnieuwsgesprekken hoort bij het vak van de leidinggevende. Hoe je dit gesprek leidt is niet alleen belangrijk voor de ontvanger maar ook voor jezelf en de organisatie.

Om de schade van zo'n gesprek beperkt te houden is een goede voorbereiding essentieel. Bovendien vragen een aantal zaken tijdens het gesprek bijzondere aandacht. In deze blog geef ik je een aantal tips zodat jij een tevreden gevoel overhoudt aan het gesprek ondanks het slechte nieuws.

Voorbereiding

1. Uitnodiging: Nodig de medewerker pas kort voor het gesprek uit. Als diegene wil weten waarom, dan zeg je dat je in het gesprek een toelichting zult geven. Dit doe je om ervoor te zorgen dat de emoties niet vóór het gesprek al hoog oplopen.

2. Slecht nieuws: Zorg ervoor dat je weet wat je boodschap is. Schrijf deze helder, kort en bondig op.

3. Argumentatie: Wat is de oorzaak van dit slechte nieuws? Schrijf maximaal drie argumenten op. Maar ga hier pas op in als de medewerker dit wil weten. Als de medewerker vraagt waarom dit slechte nieuws, dan vertel je het. Je kunt er zelf ook naar vragen: wil je weten waarom ...?

4. Vervolgstappen: Bedenk ook van te voren welke mogelijkheden de medewerker nu heeft. Zijn er oplossingen? Welke stappen moet hij of zij nu gaan zetten. Wees kort en bondig. Bedenk ook wie er na dit gesprek geïnformeerd dient te worden.

5. Tijd en plaats: Waar en op welke tijdstip wordt het gesprek gevoerd? Kies een rustige ruimte waar niet iedereen binnen kan kijken. Zorg ervoor dat je niet gestoord wordt! Zorg ervoor dat je de dagen na het gesprek bereikbaar bent voor vragen of opmerkingen. Houd het gesprek dus niet op een vrijdagmiddag. Tijdens het weekend kunnen de emoties onnodig oplopen.

Kwartier vóór het gesprek

Wees er op tijd. Zeker een kwartier voordat het gesprek begint. Neem even de tijd om tot rust te komen. Je moet het gesprek niet gejaagd ingaan.

Het is belangrijk dat jij met je volledige aandacht bij het gesprek bent en dat jij goed luistert en contact maakt. Om ervoor te zorgen dat dit lukt, zorg ervoor dat je zo prettig mogelijk zit en dat je je goed kunt focussen. Realiseer je dat een slechtnieuwsgesprek ook een behoorlijke impact kan hebben op je eigen emotie.

Bekijk daarom de ruimte waar het gesprek zal plaatsvinden. Kijk welke plaats het beste is voor jou. Dat doe je door rond te kijken in de ruimte en je voor te stellen dat je het gesprek voert. Je kunt ook op de verschillende plekken gaan zitten en voelen wat goed voelt. Ga op je intuïtie af. Waar voel je je zelfverzekerd zonder te dominant te worden?

Als je jouw plek hebt gevonden dan ga je op de stoel zitten en kijk waar je het beste diegene met wie je het gesprek gaat voeren kunt laten plaatsnemen. Zorg er op een zachte manier ervoor dat de persoon daar gaat zitten, maar doe er alsjeblieft niet te krampachtig over als diegene ergens anders plaatsneemt.

Tijdens het gesprek

1. Breng het nieuws
Neem de leiding door de eerste te zijn die oogcontact maakt. Groet de ander en strek je hand uit, nodig de ander uit om te gaan zitten.
Hou oogcontact als je het slechte nieuws brengt. Doe beide voeten op de grond. Hou je armen open en in ieder geval niet over elkaar. Zorg ervoor dat je niet teveel voorovergebogen zit. Dit kan heel agressief overkomen. Maar zeker ook niet teveel achterover gezakt, omdat je dan ongeïnteresseerd overkomt. Blijf goed doorademen.
Vertel het nieuws kort en bondig. Wees duidelijk en helder, maar wel met begrip.

2. Ruimte om stoom af te blazen of voor stilte
Laat daarna een stilte vallen. Geef ruimte aan de ontvanger om te de boodschap te verwerken en om te reageren. Onderbreek alleen stiltes om vragen te stellen.
Luister met je ogen: stel een open vraag: wat gebeurt er nu met je?
Nodig de medewerker uit om eerlijk te zijn over zijn of haar gevoelens. Geef hem of haar de gelegenheid stoom af te blazen. Dat kan je enorm veel energie besparen op een later tijdstip. Als een medewerker ergens lang mee blijft lopen dan kan dat zijn invloed hebben op zijn of haar functioneren. De medewerker kan zonder er erg in te hebben de hakken in het zand zetten. Kortom, laat zijn wat er is en ga niet troosten of porren. Wees dus stil, luister en stel vragen.
Reacties op slecht nieuws kunnen variëren van ongeloof en ontkenning, via verdriet en boosheid, tot opluchting over duidelijkheid. Laat zijn wat er is.

3. Waarom dit nieuws?
Het kan zijn dat je de reden van het slechte nieuws op een ander moment moet vertellen omdat de medewerker er nu nog niet aan toe is. Als de medewerker er zelf niet naar vraagt, dan kun je zelf voorzichtig vragen of hij of zij nu wil weten wat de reden is voor dit besluit.
Wil de medewerker het weten dan vertel je het kort en bondig met maximaal drie argumenten.
Ga niet zoeken naar bevestiging door te zeggen, je moet begrijpen dat.
Ga niet in discussie.
Het kan zijn dat de medewerker het niet meteen begrijpt. Vertel het dan nogmaals met dezelfde bewoording om discussie over retoriek te voorkomen.

4. Vervolgstappen
Mocht de medewerker nu te vol zitten met emotie dan bespreek je hier alleen op welke manier en wanneer de boodschap aan het team en eventueel de rest van de organisatie wordt verteld.
Geef aan welke mogelijkheden de medewerker nu heeft. Zijn er oplossingen? Welke stappen moet hij – of zij nu gaan zetten. Geef niet teveel details.
Vraag de ontvanger wat hij na afloop van het gesprek gaat doen.
Plan een week later een vervolggesprek in. Soms hebben mensen wat tijd nodig om iets te verwerken en kunnen pas later reageren. Vergeet niet dat mensen recht hebben op het geven van een reactie. En jij wil deze horen. Je wil als leidinggevende niet dat de (echte) reactie alleen in de wandelgangen besproken worden.

5. Afronding
Aan het einde van het gesprek geef je aan dat je de komende dagen bereikbaar bent voor vragen of opmerkingen.
Wil je reageren op het bovenstaande? Of kun je deze blog waarderen? Gebruik een van de onderstaande social media knoppen om te delen, reageren of te liken!

Warme groet,

Pia Rauhala


Interessant blog? Like it op Facebook, +1 op Google, Tweet het of deel dit blog op andere bookmarking websites.

Pia Rauhala
Geschreven door Pia Rauhala
Blogger Expert


Wat vind jij? deel het met ons!

INFO: You are posting the message as a 'Guest'

×
Niets meer missen?

Schrijf je nu in voor onze (max.) wekelijkse e-zine en mis geen enkel Leiderschapsblog, -vacature of -nieuwsbericht meer.