Login
Hoofd menu
Selecteer WPM
Drie. Twee. Een. GO! Ik kies voor vertrouwen! Geschreven door Mariel Koopmans. Vraag jij je ook wel eens af waarom veranderingen zo moeizaam gaan in een organisatie? Irriteer jij je ook wel eens (of regelmatig) aan alle bureaucratie om je heen? Ik geloof erin dat als we meer uitgaan van de goede intenties van elkaar en meer gaan communiceren in plaats van controleren we meer klantwaarde kunnen leveren en medewerkers bovendien een fijnere werkdag hebben. Want voor zowel klanten als medewerkers is het vaak niet duidelijk hoe processen verlopen. Een proces waarin we klantgegevens willen vastleggen en 3 medewerkers op 3 verschillende plekken telkens min of meer hetzelfde aan de klant vragen levert niet veel waarde. De klant begrijpt er helemaal niets van en vraagt zich af of het wel goed komt en de medewerkers kunnen de nut en noodzaak ook niet uitleggen (als ze het al weten van elkaar). Daarnaast zijn in organisaties van een beetje omvang  in de afgelopen decennia allerlei processen ingericht die gebaseerd zijn op basis van wantrouwen. Declaraties die medewerkers indienen die 3 keer gecontroleerd worden, want o wee als iemand 2 kilometer te veel declareert. Dat de kosten van deze controleacties niet opwegen tegen die paar euro’s die misschien te veel gedeclareerd zijn (omdat deze persoon de anwb-routeplanner heeft gebruikt in plaats van google maps) lijkt iedereen te vergeten. Onderwijs Hoe hebben we dit toch voor elkaar gekregen met z’n allen? Als je goed om je heen kijkt begint het al in het onderwijs. Aan het begin van dit schooljaar heb ik een training gegeven op een basisschool over hoe je gezamenlijk doelen kunt bereiken. De leerkrachten van de bovenbouw hadden het idee opgevat om samen met de kinderen doelen te bepalen die ze als klas willen bereiken. Een eerste stap hierin was vragen aan de kinderen wat ze fijn vonden op school. Er ontstond even de discussie of je dit kon vragen aan de kinderen. Wat als dingen geopperd worden als veel pauze of de hele dag op de ipad. Gelukkig gingen deze leerkrachten uit van vertrouwen in de leerlingen en hebben de leerkrachten het wel gevraagd aan de kinderen. Natuurlijk gebeurde er helemaal niets raars. De kinderen  kwamen met antwoorden als dat het fijn is dat het stil is in de klas tijdens een toets of tijdens het zelfstandig werken. Stel de kinderen een serieuze vraag en je krijgt een serieus antwoord. Kinderen gaan echt wel naar school om te leren. Een ander voorbeeld uit het onderwijs. Wanneer de kinderen op deze school rekenwerk maken kijken ze het zelf na. Meer dan 3 fouten gemaakt? Leg je werk in de “hulpbak” en de leerkracht gaat je verder helpen. Toen de leerkracht dit vertelde tijdens een ouderavond werd direct de vraag gesteld door een moeder: wat als ze het niet eerlijk nakijken en het werk dan niet in de bak leggen? Tja, antwoord de juf, daar komen ze dan vanzelf wel achter bij een toetsmoment dat ze nog wat te veel fouten hebben gemaakt. De vragen die op zo’n moment bij mij opkomen zijn waarom vertrouw je de kinderen niet? En bovendien, waarom gun je ze niet het leermoment dat  jezelf voor de gek houden uiteindelijk niet werkt?! Bedrijfsleven Hoe doen we het dan in de volwassenwereld? Niet veel beter  vrees ik. De Pavlov reactie op fouten die gemaakt worden in een proces is extra controles inbouwen (checklists) om ervoor te zorgen dat het nooit meer kan gebeuren. De frustratie op de werkvloer neemt alleen maar toe, want de medewerker  is alleen nog maar checklists aan het invullen in plaats van het eigenlijke werk uitvoeren. Het grote gevaar van checklist is dat mensen zich ook nog gaan verschuilen achter die checklists: ik heb toch de checklist ingevuld, heb de procedure gevolgd, maar of de klant ook daadwerkelijk geholpen is, dat blijft de grote vraag. Ik denk dat we zo elkaar gevangen houden in een neerwaartse spiraal. We ontwikkelen steeds meer regels en procedures en maken daarmee de processen zeer complex. Leidinggevenden willen graag het gevoel van ‘in control zijn’ hebben, maar door de hoge complexiteit van onze processen zien zij als enige maatregel controles inzetten om te kunnen beoordelen of het goed gegaan is. Nog meer controles zorgt voor nog meer werk en hierdoor raakt de werkvloer verder gefrustreerd enzovoorts. 4-way-stop Ken je het 4-way-stop principe in Canada? Een kruispunt waar iedereen moet stoppen  en degene die als eerste aan was gekomen op het kruispunt mag als eerste oversteken. Het fantastische van dit kruispunt is dat je ervoor zorgt dat er gecommuniceerd wordt op dit kruispunt. Er wordt oogcontact gemaakt en dat zorgt ervoor dat we weten dat we elkaar gezien hebben en iedereen wil veilig dit kruispunt over kunnen steken. Als we op cruciale procesoverdrachtspunten ook eens zo’n 4-stop inrichten. De betrokkenen overleggen dan met elkaar wat gebeuren moet, stemmen af wat het beste is op dit moment om te doen. Geen checklist die zeggen wat we moeten doen, maar volwassen mensen die een keus maken op basis van hun expertise. Daarom waren ze toch ooit ook aangenomen op die positie? Hoe kunnen we nu de omslag maken naar vertrouwen? Paul Verburgt schrijft in zijn boek Minimal Management dat de enige manier is om dit te doen is radicaal zijn. Een big bang om alle regels af te schaffen. Vanuit het Lean gedachtengoed hebben we het over het afbreken van de verborgen fabriek. Allerlei processen die we hebben ingericht die geen waarde toevoegen voor de klant. Uitgaan van het talent op de werkvloer. Medewerkers die in het proces zitten vragen hoe verbeterd kan worden. Als er al regels bedacht moeten worden, dan gebeurt dit door de medewerkers zelf en niet ergens vanachter een bureau. En daar waar we stuiten op te veel regels? Laten we STOP roepen! Stoppen met de regels en starten met communiceren. En wat is dan de rol van de leidinggevende? Faciliteren van de medewerkers! Zorgen dat zij niet gehinderd worden door allerlei bureaucratie, waardoor ze van hun eigenlijk werk afgehouden worden.   Vanuit het Lean gedachtengoed ben ik sterk gefocust op het verbeteren van processen, maar vertrouwen is geen proces, dat is een keuze! Ik kies voor vertrouwen en jij? .Discusieer mee over dit blog of deel het op social media

Ik kies voor vertrouwen!

4waystop > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschapVraag jij je ook wel eens af waarom veranderingen zo moeizaam gaan in een organisatie? Irriteer jij je ook wel eens (of regelmatig) aan alle bureaucratie om je heen? Ik geloof erin dat als we meer uitgaan van de goede intenties van elkaar en meer gaan communiceren in plaats van controleren we meer klantwaarde kunnen leveren en medewerkers bovendien een fijnere werkdag hebben.

Want voor zowel klanten als medewerkers is het vaak niet duidelijk hoe processen verlopen. Een proces waarin we klantgegevens willen vastleggen en 3 medewerkers op 3 verschillende plekken telkens min of meer hetzelfde aan de klant vragen levert niet veel waarde. De klant begrijpt er helemaal niets van en vraagt zich af of het wel goed komt en de medewerkers kunnen de nut en noodzaak ook niet uitleggen (als ze het al weten van elkaar).

Daarnaast zijn in organisaties van een beetje omvang  in de afgelopen decennia allerlei processen ingericht die gebaseerd zijn op basis van wantrouwen. Declaraties die medewerkers indienen die 3 keer gecontroleerd worden, want o wee als iemand 2 kilometer te veel declareert. Dat de kosten van deze controleacties niet opwegen tegen die paar euro’s die misschien te veel gedeclareerd zijn (omdat deze persoon de anwb-routeplanner heeft gebruikt in plaats van google maps) lijkt iedereen te vergeten.

Onderwijs

Hoe hebben we dit toch voor elkaar gekregen met z’n allen? Als je goed om je heen kijkt begint het al in het onderwijs. Aan het begin van dit schooljaar heb ik een training gegeven op een basisschool over hoe je gezamenlijk doelen kunt bereiken. De leerkrachten van de bovenbouw hadden het idee opgevat om samen met de kinderen doelen te bepalen die ze als klas willen bereiken. Een eerste stap hierin was vragen aan de kinderen wat ze fijn vonden op school. Er ontstond even de discussie of je dit kon vragen aan de kinderen. Wat als dingen geopperd worden als veel pauze of de hele dag op de ipad. Gelukkig gingen deze leerkrachten uit van vertrouwen in de leerlingen en hebben de leerkrachten het wel gevraagd aan de kinderen. Natuurlijk gebeurde er helemaal niets raars. De kinderen  kwamen met antwoorden als dat het fijn is dat het stil is in de klas tijdens een toets of tijdens het zelfstandig werken. Stel de kinderen een serieuze vraag en je krijgt een serieus antwoord. Kinderen gaan echt wel naar school om te leren.

Een ander voorbeeld uit het onderwijs. Wanneer de kinderen op deze school rekenwerk maken kijken ze het zelf na. Meer dan 3 fouten gemaakt? Leg je werk in de “hulpbak” en de leerkracht gaat je verder helpen. Toen de leerkracht dit vertelde tijdens een ouderavond werd direct de vraag gesteld door een moeder: wat als ze het niet eerlijk nakijken en het werk dan niet in de bak leggen? Tja, antwoord de juf, daar komen ze dan vanzelf wel achter bij een toetsmoment dat ze nog wat te veel fouten hebben gemaakt. De vragen die op zo’n moment bij mij opkomen zijn waarom vertrouw je de kinderen niet? En bovendien, waarom gun je ze niet het leermoment dat  jezelf voor de gek houden uiteindelijk niet werkt?!

Bedrijfsleven

Hoe doen we het dan in de volwassenwereld? Niet veel beter  vrees ik. De Pavlov reactie op fouten die gemaakt worden in een proces is extra controles inbouwen (checklists) om ervoor te zorgen dat het nooit meer kan gebeuren. De frustratie op de werkvloer neemt alleen maar toe, want de medewerker  is alleen nog maar checklists aan het invullen in plaats van het eigenlijke werk uitvoeren. Het grote gevaar van checklist is dat mensen zich ook nog gaan verschuilen achter die checklists: ik heb toch de checklist ingevuld, heb de procedure gevolgd, maar of de klant ook daadwerkelijk geholpen is, dat blijft de grote vraag.

Ik denk dat we zo elkaar gevangen houden in een neerwaartse spiraal. We ontwikkelen steeds meer regels en procedures en maken daarmee de processen zeer complex. Leidinggevenden willen graag het gevoel van ‘in control zijn’ hebben, maar door de hoge complexiteit van onze processen zien zij als enige maatregel controles inzetten om te kunnen beoordelen of het goed gegaan is. Nog meer controles zorgt voor nog meer werk en hierdoor raakt de werkvloer verder gefrustreerd enzovoorts.

4-way-stop

4waystopKen je het 4-way-stop principe in Canada? Een kruispunt waar iedereen moet stoppen  en degene die als eerste aan was gekomen op het kruispunt mag als eerste oversteken. Het fantastische van dit kruispunt is dat je ervoor zorgt dat er gecommuniceerd wordt op dit kruispunt. Er wordt oogcontact gemaakt en dat zorgt ervoor dat we weten dat we elkaar gezien hebben en iedereen wil veilig dit kruispunt over kunnen steken. Als we op cruciale procesoverdrachtspunten ook eens zo’n 4-stop inrichten. De betrokkenen overleggen dan met elkaar wat gebeuren moet, stemmen af wat het beste is op dit moment om te doen. Geen checklist die zeggen wat we moeten doen, maar volwassen mensen die een keus maken op basis van hun expertise. Daarom waren ze toch ooit ook aangenomen op die positie?

Hoe kunnen we nu de omslag maken naar vertrouwen? Paul Verburgt schrijft in zijn boek Minimal Management dat de enige manier is om dit te doen is radicaal zijn. Een big bang om alle regels af te schaffen. Vanuit het Lean gedachtengoed hebben we het over het afbreken van de verborgen fabriek. Allerlei processen die we hebben ingericht die geen waarde toevoegen voor de klant. Uitgaan van het talent op de werkvloer. Medewerkers die in het proces zitten vragen hoe verbeterd kan worden. Als er al regels bedacht moeten worden, dan gebeurt dit door de medewerkers zelf en niet ergens vanachter een bureau. En daar waar we stuiten op te veel regels? Laten we STOP roepen! Stoppen met de regels en starten met communiceren.

En wat is dan de rol van de leidinggevende? Faciliteren van de medewerkers! Zorgen dat zij niet gehinderd worden door allerlei bureaucratie, waardoor ze van hun eigenlijk werk afgehouden worden.  

Vanuit het Lean gedachtengoed ben ik sterk gefocust op het verbeteren van processen, maar vertrouwen is geen proces, dat is een keuze! Ik kies voor vertrouwen en jij?


Interesting blog? Like it on Facebook, +1 on Google, Tweet it or share this article on other bookmarking websites.

Mariel Koopmans
Geschreven door Mariel Koopmans
Blogger
bloggen lb > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
bloggen lmb > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
Mariel's Profielfoto
Mariel antwoordt op het onderwerp: #1460 1 jaar 4 maanden geleden
Hoi Rianca, bedankt voor je reactie. Dat sluit inderdaad mooi aan. Ook bij het lean gedachtegoed. Samen de doelen realiseren op basis van waarde voor de klant!
Groet Mariel
Rianca's Profielfoto
Rianca antwoordt op het onderwerp: #1457 1 jaar 4 maanden geleden
Hoi Mariël,

Mooi stuk! Het sluit uitstekend aan bij wat wij doen met Samensturing: een organisatie inrichten met de dialoog als basis. Daardoor ontstaat vertrouwen, omdat we ons verdiepen in wat voor onszelf en de ander betekenis geeft, en samen afgewogen besluiten nemen. Samen inderdaad de doelen bepalen en vaststellen wat iedereen kan bijdragen. Dat is samen sturen!

Wat vind jij? deel het met ons!

INFO: You are posting the message as a 'Guest'

probleemoplossers_*_ > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
Afgelopen week was ik in een gesprek met een manager. Hij vertelde mij dat een medewerker een probleem had geconstateerd en enthousiast begonnen was met
Kan_ik_u_helpen_*_ > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
Wanneer je in een winkel bent wordt de vraag ‘Kan ik u helpen?’ regelmatig gesteld. Soms merk ik dat het een verplichte vraag is die het personeel
alarmhoteldeur_*_ > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
Wanneer een alarm afgaat komt iedereen snel in actie. Of het nu een brandalarm is, of een signaal dat je je autogordel niet om hebt. Het zorgt voor veiligheid
curious_*_ > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
Wanneer je ’s ochtends naar je werk rijdt zul je jezelf zelden de vraag stellen ‘Moet ik links of rechts?’ Je stapt in de auto en je weet welke kant
Boekpresentatie2_*_ > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
Wat zijn de vragen, als je op weg bent naar nieuw leiderschap? De zestig deelnemers aan de presentatie van mijn nieuwste boek hebben hier een antwoord
Schoolschade_*_ > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
Schoolschade is de term die psychologen gebruiken voor leerlingen die zodanig zijn beschadigd op het basis of voortgezet onderwijs, dat ze burn out, depressie,
weconomics-9_*_ > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
Beste Paul, Ik heb je laatste brief met veel aandacht gelezen. Dank daarvoor! Ook ik heb het gevoel dat we de goede richting op gaan, en dat acties steeds
fotozee_*_ > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
Als je vanuit leiderschap je verdiept in het onderwijs, ontmoet je al snel een opvallend gebruik van termen. Als leider weet je dat bottom up, samensturing,
affiliate-loesje_*_ > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
{jssocials call2action="Tijdelijke kans!", hashtags="affiliate, marketing, pleaseRT", via=""} Thought Leadership is not about being known. It is about
leanlego_*_ > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
Vraag jij jezelf wel eens af, waarom je de dingen doet zoals je ze doet? In het werk bijvoorbeeld. Vul jij nog formulieren in, die eruit zien zoals twintig
probleemoplossers_*_
Afgelopen week was ik in een gesprek met een manager. Hij vertelde mij dat een medewerker een probleem had geconstateerd en enthousiast begonnen was met
LeanLeiderschap_*_ > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
Lean Leiderschap Lean Leiderschap is het creëren van een zodanige context dat iedere medewerker succesvol kan zijn in het kunnen leveren van datgene
lean_experimenteren_*_ > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
    "Het wiel niet telkens opnieuw willen uit vinden” Met grote regelmaat kom je het tegen, de behoefte om een oplossing die op een andere
Achteruitkijkspiegel_*_ > Ik kies voor vertrouwen! | leiderschap
Leidinggeven bestaat grotendeels uit het maken van keuzes, net zoals de rest van het leven overigens. Waar baseer je die keuzes op: feiten of emoties.

FacebookG+TwitterRSSLinkedInPaper.li

Niets meer missen?

Schrijf je nu in voor onze (max.) wekelijkse nieuwsbrief en mis geen enkel Leiderschapsblog of -nieuwsbericht meer.