Login
Hoofd menu
Selecteer WPM
Drie. Twee. Een. GO! Hoe je anders kunt vergaderen Geschreven door Frans Wilms. Maak van een vergadering een ontmoeting We vergaderen ons wat af… Dat is volstrekt begrijpelijk. Het biedt een geweldige mogelijkheid af te stemmen, de stand van zaken op te maken, informatie te delen en besluiten te nemen. Maar soms kan het ook een keurslijf worden. Dan zijn vergaderingen geen ontmoetingen meer, maar een noodzakelijk kwaad. En dat is geen aantrekkelijk perspectief, wanneer je dagelijks meerdere vergaderingen hebt… Bij Radar zijn we op zoek gegaan naar een alternatief. We hebben de invulling van vergaderingen drastisch gewijzigd. Ik vertel er over en gebruik als analysekader het verschil tussen vergader- en themagestuurde bijeenkomsten. Managementteamvergaderingen afgeschaft De traditionele vergaderingen van het managementteam hebben we afgeschaft. In plaats daarvan plannen we om de twee weken een besluitpunten-overleg. Tijdens dat overleg komt het managementteam samen met mij als bestuurder bijeen. Ik neem dan formeel besluiten op basis van voorstellen die zijn ingebracht. In de week, dat er geen besluitpunten-overleg is, houden we een bijeenkomst met pitches en thema’s. Bij een pitch ligt het accent op informeren, terwijl bij een thema het doel is om meningen te delen en te vormen. Als inbrenger kun je bepaalde mensen speciaal uitnodigen om er bij te zijn. Gemiddeld 1 besluitpuntenoverleg per maand Na een jaar kan ik de balans opmaken. Het besluitpunten-overleg heeft gemiddeld een keer per maand plaatsgevonden. Het aantal onderwerpen was beperkt. Het criterium Kijk je naar het criterium dat we hanteren, dan is dat ook weer niet zo verwonderlijk. Laat ik als voorbeeld een Managementrapportage nemen. Deze vroeg om een tweetal acties, die niet in het jaarplan waren voorzien. Dat is dan ook direct het criterium of iets al dan niet in het besluitpunten-overleg moet komen: leidt het besluit tot een aanpassing van dat wat we ons hebben voorgenomen in het jaarplan. Binnen kaders zelf besluiten nemen Dat blijkt een scherp criterium. Soms worden er voorstellen gemaakt voor het besluitpuntenoverleg, die bij nadere analyse er niet in horen te komen. Vaak is het dan een onderwerp dat gewoon past in het jaarplan en waarover mensen zelf een besluit kunnen nemen. De neiging om bij twijfel naar boven te delegeren onderdrukken we zo. Leidinggevenden en medewerkers moeten er gewoon op (kunnen) vertrouwen, dat ze binnen de kaders van het jaarplan zelf gepaste besluiten kunnen nemen. Verkennen, bevragen en verdiepen De pitch – en themabijeenkomsten zijn heel levendig. Ik geniet er van om erbij te zijn. Soms breng ik zelf een thema in, meestal doe ik gewoon mee. We verkennen, we bevragen elkaar en we verdiepen. Ik heb het gevoel, dat we rijker uit het overleg komen. Niet dat dat ons altijd even gemakkelijk afgaat. Soms hebben we nog de neiging om in het debat te schieten. Dan hebben we wel heldere meningen op tafel, maar benutten we onvoldoende de kracht die achter elke mening schuil gaat. Maar, zo leert, oefening baart kunst… Over jezelf in plaats van over de ander Deze wijziging staat niet op zichzelf. Sterker nog, ze is zichtbaar op tal van plekken in onze organisatie. Neem nu de situatie bij onze woonresidentie Maria Goretti in Kerkrade. Begeleidster Esther vertelt me over de doorontwikkeling die ze maken. Eerst waren er de traditionele teamvergaderingen, waarop allerlei praktische punten werden besproken. Vervolgens kwam er meer aandacht voor cliënten. Die werden besproken tijdens de vergadering. Al snel begon dat ongemakkelijk te voelen. Wanneer je als medewerkers bijeen bent, zou het toch op de eerste plaats over jezelf moeten gaan in plaats van over de cliënt? En zouden besprekingen over cliënten niet op de eerste plaats met cliënten zelf gevoerd moeten worden? Intervisie Inmiddels is er nog altijd een werkoverleg. Dat gaat over praktische zaken en ontwikkelingen binnen de organisatie. Daarnaast is er cliëntoverleg, maar dat overleg gaat niet over maar met de cliënt en/of z’n wettelijk vertegenwoordiger. In kleine groepjes van het integrale team krijgt dit nog een vervolg om zo met elkaar expertise uit te wisselen of eventueel tot nieuwe inzichten te komen en dit weer met de cliënt en/of diens vertegenwoordiger terug te koppelen. Tot slot zijn er intervisie gesprekken, waar medewerkers reflecteren op hun eigen denken en handelen aan de hand van concrete casuïstiek. Van vergader- naar themagestuurd Je ziet zo een patroon ontstaan. Eerst is alles vergadergestuurd: vaste agenda, deelnemers, tijdstippen, voorzitter enzovoort. Vervolgens verdwijnt dit naar de achtergrond en is de vraag: ‘Wie is voor dit thema nu nodig?’. Zonder omwegen komt vervolgens het thema waar het echt om gaat op de agenda en krijgt het alle aandacht. Opvattingen van leden zelf centraal Ik zie het ook bij onze Raad van Toezicht. In de reguliere vergadering maakt de raad ruimte voor een thema-deel. Dat kan uiterst eenvoudig. Zo is de jaaragenda gemaakt op basis van een themabespreking, waarin de leden van de Raad van Toezicht hebben aangegeven waar ze speciaal aandacht voor willen hebben. We hebben het geïnventariseerd en zo de jaaragenda bepaald. Niet de inbreng van documenten staat centraal, maar opvattingen van de leden zelf. Foto van flap-over als verslag De commissies Transformatie en Zorg van de Raad van Toezicht gaan nog een stapje verder. De bevindingen van de commissie noteren we tijdens de bijeenkomst op een flap-over. De foto die daarvan gemaakt wordt, is dan het verslag. De Tweede Kamer als verkeerde voorbeeld Eigenlijk is het simpel en best te begrijpen. We zijn gaan denken, dat vergaderen zo hoort, zoals het in de Tweede Kamer of in de gemeenteraad plaats vindt. De modellen, die daar gehanteerd worden zijn echter niet gebaseerd op dialoog maar op het faciliteren van debat. Het uitgangspunt is, dat deelnemers per definitie met elkaar van mening verschillen en zoveel als mogelijk hun eigen standpunt willen realiseren. In een cultuur, waarin synergie centraal staat, helpt een dergelijke structuur niet. Kleine stappen met grote gevolgen Je kunt redelijk eenvoudig zelf stappen zetten in deze richting. Kleine stappen kunnen grote gevolgen hebben. Neem Dorien van de gemeente Maastricht. Ik was erbij toen ze in haar toenmalige functie als strateeg sociaal domein een gouden greep deed. Bij de voorbereiding van een gesprek tussen de drie wethouders en bestuurders van een aantal zorgaanbieders vroeg ze zich af, hoe het gesprek vorm te geven. Moeten de wethouders stellingen betrekken, waar de rest op reageert? Moeten we documenten inbrengen, die we bespreken? Ze koos ervoor om elke deelnemer een bepaald thema gedurende 5 minuten te laten inleiden. Iedereen kreeg daarmee direct de gelegenheid om zijn punt te maken en luisterde onbevangen naar de punten van de andere. Het vormde bijna als vanzelf de basis voor een heel fijne dialoog. Dat is niet toevallig. Het is een gevolg van haar subtiele interventie. Stoplichttips Te doen:    Van een vergadering een ontmoeting makenAttentie:    Wanneer vergaderen een routineklus wordtNiet doen:  Vergaderen van Tweede Kamer of gemeenteraad kopiëren Video Deze organisatorische interventies zijn gebaseerd op de grondhouding, dat iedereen waardevol is en juist door zijn anders zijn verschil kan maken. De dieren in deze video illustreren dat prachtig.   .Discusieer mee over dit blog of deel het op social media

Hoe je anders kunt vergaderen

vergadertafel > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschapMaak van een vergadering een ontmoeting

We vergaderen ons wat af… Dat is volstrekt begrijpelijk. Het biedt een geweldige mogelijkheid af te stemmen, de stand van zaken op te maken, informatie te delen en besluiten te nemen. Maar soms kan het ook een keurslijf worden. Dan zijn vergaderingen geen ontmoetingen meer, maar een noodzakelijk kwaad. En dat is geen aantrekkelijk perspectief, wanneer je dagelijks meerdere vergaderingen hebt… Bij Radar zijn we op zoek gegaan naar een alternatief. We hebben de invulling van vergaderingen drastisch gewijzigd. Ik vertel er over en gebruik als analysekader het verschil tussen vergader- en themagestuurde bijeenkomsten.

Managementteamvergaderingen afgeschaft

De traditionele vergaderingen van het managementteam hebben we afgeschaft. In plaats daarvan plannen we om de twee weken een besluitpunten-overleg. Tijdens dat overleg komt het managementteam samen met mij als bestuurder bijeen. Ik neem dan formeel besluiten op basis van voorstellen die zijn ingebracht. In de week, dat er geen besluitpunten-overleg is, houden we een bijeenkomst met pitches en thema’s. Bij een pitch ligt het accent op informeren, terwijl bij een thema het doel is om meningen te delen en te vormen. Als inbrenger kun je bepaalde mensen speciaal uitnodigen om er bij te zijn.

Gemiddeld 1 besluitpuntenoverleg per maand

Na een jaar kan ik de balans opmaken. Het besluitpunten-overleg heeft gemiddeld een keer per maand plaatsgevonden. Het aantal onderwerpen was beperkt.

Het criterium

Kijk je naar het criterium dat we hanteren, dan is dat ook weer niet zo verwonderlijk. Laat ik als voorbeeld een Managementrapportage nemen. Deze vroeg om een tweetal acties, die niet in het jaarplan waren voorzien. Dat is dan ook direct het criterium of iets al dan niet in het besluitpunten-overleg moet komen: leidt het besluit tot een aanpassing van dat wat we ons hebben voorgenomen in het jaarplan.

Binnen kaders zelf besluiten nemen

Dat blijkt een scherp criterium. Soms worden er voorstellen gemaakt voor het besluitpuntenoverleg, die bij nadere analyse er niet in horen te komen. Vaak is het dan een onderwerp dat gewoon past in het jaarplan en waarover mensen zelf een besluit kunnen nemen. De neiging om bij twijfel naar boven te delegeren onderdrukken we zo. Leidinggevenden en medewerkers moeten er gewoon op (kunnen) vertrouwen, dat ze binnen de kaders van het jaarplan zelf gepaste besluiten kunnen nemen.

Verkennen, bevragen en verdiepen

De pitch – en themabijeenkomsten zijn heel levendig. Ik geniet er van om erbij te zijn. Soms breng ik zelf een thema in, meestal doe ik gewoon mee. We verkennen, we bevragen elkaar en we verdiepen. Ik heb het gevoel, dat we rijker uit het overleg komen.

Niet dat dat ons altijd even gemakkelijk afgaat. Soms hebben we nog de neiging om in het debat te schieten. Dan hebben we wel heldere meningen op tafel, maar benutten we onvoldoende de kracht die achter elke mening schuil gaat. Maar, zo leert, oefening baart kunst…

Over jezelf in plaats van over de ander

Deze wijziging staat niet op zichzelf. Sterker nog, ze is zichtbaar op tal van plekken in onze organisatie. Neem nu de situatie bij onze woonresidentie Maria Goretti in Kerkrade. Begeleidster Esther vertelt me over de doorontwikkeling die ze maken. Eerst waren er de traditionele teamvergaderingen, waarop allerlei praktische punten werden besproken. Vervolgens kwam er meer aandacht voor cliënten. Die werden besproken tijdens de vergadering. Al snel begon dat ongemakkelijk te voelen. Wanneer je als medewerkers bijeen bent, zou het toch op de eerste plaats over jezelf moeten gaan in plaats van over de cliënt? En zouden besprekingen over cliënten niet op de eerste plaats met cliënten zelf gevoerd moeten worden?

Intervisie

Inmiddels is er nog altijd een werkoverleg. Dat gaat over praktische zaken en ontwikkelingen binnen de organisatie. Daarnaast is er cliëntoverleg, maar dat overleg gaat niet over maar met de cliënt en/of z’n wettelijk vertegenwoordiger. In kleine groepjes van het integrale team krijgt dit nog een vervolg om zo met elkaar expertise uit te wisselen of eventueel tot nieuwe inzichten te komen en dit weer met de cliënt en/of diens vertegenwoordiger terug te koppelen. Tot slot zijn er intervisie gesprekken, waar medewerkers reflecteren op hun eigen denken en handelen aan de hand van concrete casuïstiek.

Van vergader- naar themagestuurd

Je ziet zo een patroon ontstaan. Eerst is alles vergadergestuurd: vaste agenda, deelnemers, tijdstippen, voorzitter enzovoort. Vervolgens verdwijnt dit naar de achtergrond en is de vraag: ‘Wie is voor dit thema nu nodig?’. Zonder omwegen komt vervolgens het thema waar het echt om gaat op de agenda en krijgt het alle aandacht.

Opvattingen van leden zelf centraal

Ik zie het ook bij onze Raad van Toezicht. In de reguliere vergadering maakt de raad ruimte voor een thema-deel. Dat kan uiterst eenvoudig.

Zo is de jaaragenda gemaakt op basis van een themabespreking, waarin de leden van de Raad van Toezicht hebben aangegeven waar ze speciaal aandacht voor willen hebben. We hebben het geïnventariseerd en zo de jaaragenda bepaald. Niet de inbreng van documenten staat centraal, maar opvattingen van de leden zelf.

Foto van flap-over als verslag

De commissies Transformatie en Zorg van de Raad van Toezicht gaan nog een stapje verder. De bevindingen van de commissie noteren we tijdens de bijeenkomst op een flap-over. De foto die daarvan gemaakt wordt, is dan het verslag.

typevergadering > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap

De Tweede Kamer als verkeerde voorbeeld

Eigenlijk is het simpel en best te begrijpen. We zijn gaan denken, dat vergaderen zo hoort, zoals het in de Tweede Kamer of in de gemeenteraad plaats vindt. De modellen, die daar gehanteerd worden zijn echter niet gebaseerd op dialoog maar op het faciliteren van debat. Het uitgangspunt is, dat deelnemers per definitie met elkaar van mening verschillen en zoveel als mogelijk hun eigen standpunt willen realiseren. In een cultuur, waarin synergie centraal staat, helpt een dergelijke structuur niet.

Kleine stappen met grote gevolgen

Je kunt redelijk eenvoudig zelf stappen zetten in deze richting. Kleine stappen kunnen grote gevolgen hebben. Neem Dorien van de gemeente Maastricht. Ik was erbij toen ze in haar toenmalige functie als strateeg sociaal domein een gouden greep deed. Bij de voorbereiding van een gesprek tussen de drie wethouders en bestuurders van een aantal zorgaanbieders vroeg ze zich af, hoe het gesprek vorm te geven. Moeten de wethouders stellingen betrekken, waar de rest op reageert? Moeten we documenten inbrengen, die we bespreken? Ze koos ervoor om elke deelnemer een bepaald thema gedurende 5 minuten te laten inleiden. Iedereen kreeg daarmee direct de gelegenheid om zijn punt te maken en luisterde onbevangen naar de punten van de andere. Het vormde bijna als vanzelf de basis voor een heel fijne dialoog. Dat is niet toevallig. Het is een gevolg van haar subtiele interventie.

Stoplichttips

Te doen:    Van een vergadering een ontmoeting maken
Attentie:    Wanneer vergaderen een routineklus wordt
Niet doen:  Vergaderen van Tweede Kamer of gemeenteraad kopiëren

Video

Deze organisatorische interventies zijn gebaseerd op de grondhouding, dat iedereen waardevol is en juist door zijn anders zijn verschil kan maken. De dieren in deze video illustreren dat prachtig.

 


Interesting blog? Like it on Facebook, +1 on Google, Tweet it or share this article on other bookmarking websites.

Geschreven door
Pro-Blogger Top Blogger

Mijn verlangen is om de kracht van mensen te versterken. Hoe doe je dat in situaties, waarin mensen zelf in een complexe omgeving in interactie met anderen keuzes maken? Voor mij is duidelijk, dat dat vraagt om leiderschap, dat verbindend en in presentie is. Simpel weg omdat je daarmee mensen het beste van zichzelf laat geven. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het autoritaire - en strijdende domein van leiderschap vormen al jaren de hoofdstroom in de wereld. In mijn blogs deel ik mijn ervaringen… Zie ook www.leiderschapsdomeinen.nl

Boek ‘Groeien in leiderschap’ vers van de pers
De blogs zijn ontleend aan het boek Groeien in leiderschap. Begin bij jezelf en doe het samen. In dit boek neem ik je mee in de weg die ik gegaan ben. Hoe ik in mijn leiderschap gegroeid ben van controle naar verbinding en presentie. Over mijn vallen en opstaan. Hoe ik ervan leer en geniet. Mijn ervaringen verbind ik met actuele theoretische inzichten. Met praktische handreikingen breng ik je op gedachten waarmee je direct zelf aan de slag kan om je eigen weg te gaan. Om (opnieuw) ambities te kiezen, te oefenen, te leren en te genieten. Het boek kun je hier bestellen.

 

twitter's Profielfoto
twitter antwoordt op het onderwerp: #1500 1 jaar 2 maanden geleden

Wat vind jij? deel het met ons!

INFO: You are posting the message as a 'Guest'

Boekpresentatie2_*_ > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap
Wat zijn de vragen, als je op weg bent naar nieuw leiderschap? De zestig deelnemers aan de presentatie van mijn nieuwste boek hebben hier een antwoord
presentievalkuilen_*_ > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap
Presentie gaat over de vraag hoe je aanwezig bent te midden van anderen. Ben je écht in interactie met de ander? Zie je de mensen om je heen als mens?
schaakstukken_*_ > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap
De kans dat ik uit presentie raak is groot, wanneer ik tijdnood voel of op momenten dat ik denk dat ik per se iets moet inbrengen. Helemaal tricky is
aansluitingverliezen_*_ > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap
Soms zit ik niet meer op dezelfde golflengte als de ander. Dan ben ik zó in mijn eigen gedachtewereld, dat ik onvoldoende rekening houd met hem en dreig
zwijgen_*_ > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap
Tijdens een bijeenkomst met onze leidinggevenden heeft een van onze managers de leiding. Ineens is er een spannend moment. Er is verwarring. Mensen kijken
Boekpresentatie2_*_
Wat zijn de vragen, als je op weg bent naar nieuw leiderschap? De zestig deelnemers aan de presentatie van mijn nieuwste boek hebben hier een antwoord
Schoolschade_*_ > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap
Schoolschade is de term die psychologen gebruiken voor leerlingen die zodanig zijn beschadigd op het basis of voortgezet onderwijs, dat ze burn out, depressie,
weconomics-9_*_ > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap
Beste Paul, Ik heb je laatste brief met veel aandacht gelezen. Dank daarvoor! Ook ik heb het gevoel dat we de goede richting op gaan, en dat acties steeds
fotozee_*_ > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap
Als je vanuit leiderschap je verdiept in het onderwijs, ontmoet je al snel een opvallend gebruik van termen. Als leider weet je dat bottom up, samensturing,
affiliate-loesje_*_ > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap
{jssocials call2action="Tijdelijke kans!", hashtags="affiliate, marketing, pleaseRT", via=""} Thought Leadership is not about being known. It is about
rochdale_*_ > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap
Kilian Bennebroek Gravenhorst in gesprek met René Grotendorst,voormalig voorzitter Raad van Bestuur Woningstichting Rochdale Een van de grootste fascinaties
brain_*_ > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap
Voldoening uit je werk halen. Je werk met plezier en bezieling doen. Dat komt voor de meesten van ons voort uit  het weten en voelen dat wat je doet
rups_*_ > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap
Wij mensen zijn vrijwel continu op zoek naar betekenis en een gevoel van richting. Een groot deel van de tijd zijn we ons daar compleet niet
panamapapers_*_ > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap
Over waarom moraal alleen niet voldoende is.
ziekteverzuim_*_ > Hoe je anders kunt vergaderen | leiderschap
Stel je eens voor: Je zit al een tijdje ziek thuis. Het werd je allemaal te veel. En je bent de enige niet, want je bedrijf kent een bovengemiddeld ziekteverzuimpercentage.

FacebookG+TwitterRSSLinkedInPaper.li

×
Niets meer missen?

Schrijf je nu in voor onze (max.) wekelijkse nieuwsbrief en mis geen enkel Leiderschapsblog of -nieuwsbericht meer.

×