person_outline

Het nut van discussie

VergaderingDiscussie > Het nut van discussie | leiderschap

Je bent voorzitter van het MT-overleg. Op de agenda staat de evaluatie van het performance management systeem. Na een korte toelichting ontstaat een discussie. Je collega's willen weten wie de evaluatie moet uitvoeren en waarom. Je besluit hun vragen te pareren en deelt mee dat het management de evaluatie moet uitvoeren. Aldus heeft de directie besloten. Einde discussie.

Heb je ook wel eens een vergadering moeten voorzitten waar je een discussie de kop in hebt gedrukt? En waardoor het beoogde doel niet werd bereikt? Het gebeurt aan de lopende band. Mensen vinden het lastig om met elkaar in discussie te gaan. Ze zijn bang om hun gezicht te verliezen. Of willen juist hun gelijk krijgen. In de praktijk wordt vaak de focus gelegd op het aftikken van het agendapunt.

Zonde, want het voorbij laten gaan van een discussie gaat ten koste van effectiviteit. Verschil van mening is nuttig. Het zorgt ervoor dat doelen gelijk worden gesteld. Zodat dat de groep hetzelfde belang gaat dienen. En juist vanuit gezamenlijk belang gaan activiteiten uit de groep werkelijk bijdragen aan beoogde doelen.

Het doel achter het doel

In het voorbeeld is het doel van de voorzitter om afspraken te maken over de uitvoering van de evaluatie. Dit gaat de teamleden echter een stap te snel. Zij willen eerst duidelijkheid over eigenaarschap. Want waarom moet het management de uitvoering van het performance management systeem evalueren? Is HR niet verantwoordelijk?

Als geen ruimte wordt gegeven om het op dit punt met elkaar eens te worden, zal de evaluatie het beoogde doel waarschijnlijk niet bereiken. Daarom is het zo belangrijk dat ruimte wordt gegeven aan discussie. Om overeenstemming te krijgen over gezamenlijke doelen. Houd daarom in overlegituaties rekening met de volgende aspecten.

Overleg vanuit doelen

Houd het doel van het agendapunt voor ogen. Waarom staat het onderwerp op de agenda? Wat wil je ermee bereiken? Zorg ervoor dat je het doel duidelijk communiceert. Komen er vragen, geef hier dan ruimte voor. De voorzitter uit het voorbeeld had de teamleden kunnen vragen naar hun standpunten. Let er wel op dat het proces goed wordt gefaciliteerd. Zo kun je teamleden eerst in tweetallen laten overleggen. Een inventarisatie van de uitkomsten leidt desgewenst tot bijstelling van het doel. In het voorbeeld zou het maken van afspraken over de evaluatie plaats maken voor besluitvorming over eigenaarschap.

Breng focus aan

Als blijkt dat een agendapunt vragen oproept, stel dan voor om een stap terug te gaan. Kom tegemoet aan de behoeften van de teamleden. Vraag om hun mening. Betrek ze actief bij het agendapunt. Effectief vergaderen betekent niet alleen informatie geven en besluiten nemen. Discussie en uitwisseling zijn minstens zo belangrijk voor effectief overleg. Ga een disussie niet uit de weg, maar benut het om focus aan te brengen. Zorg dat je het eerst eens wordt over het doel van het agendapunt.

Stel duidelijke grenzen

Als er verschil van mening ontstaat tijdens de behandeling van een agendapunt, stel dan duidelijke grenzen aan de duur en de inhoud van de discussie. Kap het niet af, maar faciliteer een vruchtbare uitwisseling. Vat kort en bondig samen wat je hoort. En doe voorstellen. Zorg wel dat je op tijd afrondt. Ook als dat betekent dat er nu geen besluit kan worden genomen.

Wees flexibel

Soms is het beter om een agendapunt te parkeren. Als er teveel ruis op de lijn komt, is het niet effectief om door te gaan. Het is dan verstandiger om het onderwerp op een ander moment te behandelen. Doe dat wel met een duidelijke verwachting. Maak eerst afspraken over wie het agendapunt tussentijds oppakt en laat het de volgende keer in het overleg terugkomen. Zodat dan wel een besluit genomen kan worden.


Interessant blog? Like it op Facebook, +1 op Google, Tweet het of deel dit blog op andere bookmarking websites.

Maaike Huisman
Geschreven door Maaike Huisman
Top Blogger Influencer

Roy's Profielfoto > Het nut van discussie | leiderschap
Roy antwoordt op het onderwerp: #1278 2 jaren 4 maanden geleden
Mooie praktische handvatten Maaike!

Wat vind jij? deel het met ons!

INFO: You are posting the message as a 'Guest'

×
Niets meer missen?

Schrijf je nu in voor onze (max.) wekelijkse e-zine en mis geen enkel Leiderschapsblog, -vacature of -nieuwsbericht meer.